Ajută-l pe cititor - să-ți structurezi gândurile sub forma unei piramide

În pregătirea documentului, mulți reprezintă conținutul viitorului său, dar nu au un plan concret - ce să spun și cum să îl formulezi. Ei încep doar să scrie, sperând că structura va apărea de la sine. Rezultatul este o narațiune neregulată pe care cititorul va trebui să o înțeleagă.

Motivul preferă comanda. El chiar aranjează date aleatorii într-o anumită ordine.

Exemplu. Grecii antici vedeau în stele ciorchini figuri de animale, mai degrabă decât puncte promiscue.

În timp ce citește, o persoană încearcă în mod automat să aranjeze informațiile sub forma unei piramide, a căror bază este justificarea și argumentele care confirmă concluziile. În această formă, cititorului este mai ușor să „digere” informația.

Exemplu. „Locurile erau reci. Aproape că am intrat într-o luptă. Italia a pierdut. A fost un meci de fotbal foarte groaznic. ” O astfel de „poveste” este foarte slab structurată, deoarece ideea cheie este indicată doar la sfârșit.

În conformitate cu structura piramidei, se introduce mai întâi o generalizare, apoi se dă argumentare. Povestea de mai sus este mai ușor de înțeles dacă o structurați diferit.

Exemplu. "A fost un meci de fotbal cu adevărat groaznic: scaune reci, aproape că am intrat într-o luptă, iar Italia a pierdut."

Grupați idei similare și apoi exprimați fiecare grup într-o singură frază

Când construiți o piramidă, utilizați abordarea de jos în sus: listați în primul rând toate tezele, grupându-le pe cele care duc la aceeași concluzie. Apoi, exprimați fiecare grup într-o propoziție. Fiecare astfel de generalizare este vârful piramidei.

Repetați procedura pentru grupurile rămase. Drept urmare, ideea principală a întregului document va fi exprimată într-o singură propoziție. Piramida ta este gata.

Exemplu. Tezele „baza noastră de clienți crește”, „fiecare client cumpără mai multe” și „ne-am mărit prețurile” pot fi exprimate într-o singură frază: „vânzările noastre cresc”. Apoi putem grupa această generalizare cu altele, de exemplu, cu „costurile noastre fixe sunt reduse” și „costurile noastre variabile sunt reduse” și exprimăm acest nou grup cu o propoziție generală: „veniturile noastre cresc”.

Gruparea și rezumarea este simplă, dar trebuie să respectați regulile de bază:

1. Orice gând exprimat într-o piramidă ar trebui să fie o scurtă descriere a tezelor grupate. Nu folosiți niciodată generalizări lipsite de sens, cum ar fi „există trei motive pentru a intra pe piața austriacă”. Acesta este un scribble în plus, deoarece autorul nu s-a deranjat să generalizeze trei motive pentru cititor.
2. Rezumatele din orice grup ar trebui să fie similare logic și la același nivel de abstractizare. Adică, un grup nu poate consta din „mere”, „fructe” și „masă”: un măr și o masă nu sunt în mod similar, iar „fructul” este un termen abstract care se referă la un nivel superior al piramidei.

Argumentare: trageți concluzii din lanțul de date folosind deducție

Orice generalizare în piramidă ar trebui să ridice o întrebare din partea cititorului, a cărei răspuns este dată mai târziu. Răspunsul este formulat prin metoda deducției.

Deducerea este un proces de raționament în care se trag concluzii din presupuneri.

Exemplu. Din presupunerile „toți oamenii sunt muritori” și „Goliat este un om”, concluzia rezultă că „Goliat este muritor”. Atunci puteți rezuma întregul proces al raționamentului deductiv: „Goliat este un om, este muritor”.

Pentru recomandări, utilizați comanda de deducere inversă.

Exemplu. „Trebuie să angajăm un candidat care poate citi. Candidatul A poate citi. Prin urmare, trebuie să angajăm candidatul A. ” Deci ordinea presupunere-asumare-concluzie ascunde principalele informații până la sfârșit.De obicei, recomandările beneficiază de ordinea inversă: „Trebuie să angajăm candidatul A, pentru că avem nevoie de cineva care să poată citi, dar poate.”

În ciuda faptului că raționamentul deductiv este un proces simplu și natural, acesta nu trebuie utilizat în raționamentele complexe, unde sunt necesare mai multe niveluri de justificare pentru a confirma presupunerile.

Dacă încercați să justificați încheierea unui document complex prin deducție, prima presupunere este probabil să aibă mai multe niveluri de justificare prin care cititorul va trebui să „treacă” pentru a aborda a doua presupunere. Această logică este foarte dificil de urmat.

Justificare: extrage concluzii dintr-un grup de teze similare prin inducție

Dacă generalizarea în piramidă nu poate fi confirmată prin deducție, folosiți o formă de raționament mai creativă - inducția. Inducția trage o concluzie dintr-un set de idei, într-un sens, similare.

Exemplu. Concluzia „Einstein a fost un geniu” este confirmată de astfel de generalizări precum „a studiat teoria relativității”, „a studiat gravitația” și „a studiat constanta cosmologică”.

În inducție, ordinea logică a argumentelor nu este la fel de evidentă ca în deducție. Pentru ca ideea să fie intuitivă cititorului, ordinea ar trebui să fie determinată de baza grupării. Dacă ați grupat părți ale întregului, de exemplu, divizii ale companiei, aranjați-le în funcție de structura lor, similar cu structura organizației.

Utilizați principiul MECE (principiul dispozițiilor care se exclud reciproc, complet exhaustiv). Adică diviziunile companiei nu vor dubla funcțiile în mai multe divizii, dar, în același timp, piesele combinate vor descrie organizația fără a pierde nimic.

Dacă gruparea constă în recomandări, aranjați-le în ordine cronologică, începând cu prima.

Exemplu. Când se rezumă „Angajați un nou asistent”, ordinea grupării: „Plasați un post vacant, invitați candidații la un interviu, luați o decizie cu privire la angajare.”

Dacă aveți elemente clasificate pe baza anumitor caracteristici comune, aranjați-le în funcție de nivelul caracteristicilor din fiecare element.

Pentru a face recomandări, abordați problema din punct de vedere sistematic și vizualizați-o folosind arbori logici

Documentele de afaceri oferă adesea recomandări pentru soluționarea unei probleme. Folosiți procesul simplu de rezolvare a problemelor pentru a face recomandări.

1. Identificați problema în termeni clari, măsurabili.

Exemplu. „Fabrica pierde trei ore de lucru în fiecare zi; cum poate fi evitat acest lucru? "

2. Aflați exact care este problema.

Exemplu. „Problema nu este în oameni sau materii prime, ci în echipamente: se descompune în fiecare zi.”

3. Săpați mai adânc - aflați de ce există problema.

Exemplu. „Însoțitorii nu sunt pregătiți corespunzător.” Acest lucru vă permite să identificați acțiuni pentru a rezolva problema. De exemplu, „Desemnați profesori responsabili sau invitați profesori externi”.

Pentru a rezolva o problemă, puteți vizualiza folosind un arbore logic. Un arbore logic este o diagramă simplificată a conexiunilor care se ramifică de la stânga la dreapta.

Exemplu. Arbore de profit: cuvântul „Profit” formează un trunchi de copac și este împărțit în două ramuri: „Vânzări” și „Costuri”. „Cheltuieli” se extrag în „Constant” și „Variabile” etc.

În final, arborele va fi atât de detaliat încât problemele și sursele lor vor deveni evidente. În acest exemplu, puteți înțelege că profiturile sunt reduse din cauza creșterii costurilor pentru anumite materiale.

Recomandări de structură pe baza rezultatului pe care îl puteți obține

Ați găsit o soluție pentru problema cititorului. Acum trebuie să-l convingi să ia măsuri. Faceți recomandări cât mai convingător.

Oferind o recomandare, faceți o propunere de acțiune care vizează obținerea rezultatului dorit.Grupați acțiuni bazate pe rezultatul pe care vă străduiți să îl obțineți și descrieți-l astfel încât să puteți înțelege ulterior dacă a fost realizat.

Exemplu. Cititorul vrea să-și crească profiturile.

Recomandările slab structurate arată astfel:

1. Indicatori de studiu:

• productivitatea plantelor;
• satisfacția clienților

2. Desfășurați mai des antrenament:

• personal de uzină;
• echipa de vanzari.

Există două probleme principale într-o astfel de structură: în primul rând, deși acțiunile grupate au o asemănare externă, ele vizează obținerea de rezultate diferite; în al doilea rând, rezultatele dorite trebuie detaliate pentru a judeca ulterior dacă au fost obținute.

Astfel, următoarea structură este mai clară și mai convingătoare:

1. Creșterea cu 5% a vânzărilor în trimestrul următor:

• examinează satisfacția clienților;
• Învață-ți mai des echipa de vânzări.

2. Reducerea costurilor de producție cu 2% în trimestrul următor:

• studia productivitatea plantelor;
• Predați personalul plantelor mai des.

Acțiunile sunt acum grupate pe baza rezultatelor dorite. Ulterior, se poate judeca cu ușurință dacă obiectivele au fost atinse în realitate.

Utilizați introducerea pentru a informa cititorul despre punctele cheie din document în primele 30 de secunde de lectură.

Fiecare document ar trebui să înceapă cu o scurtă introducere pentru a stimula interesul cititorului și pentru a stabili stadiul rezolvării problemei.

Cel mai simplu mod de a stârni interesul cititorului și de a ajuta la concentrarea asupra documentului este de a prezenta introducerea sub forma unei povești. Începeți cu o descriere a situației (starea actuală de lucruri), identificați problema și sugerați în sfârșit o soluție.

Exemplu. Situație - „ArgonEx are în vedere investițiile în mine noi în Austria.” Problemă: „ArgonEx este dificil să intre pe o nouă piață.” Pentru ca cititorul să fie de acord cu declarațiile tale, atât situația, cât și complexitatea ar trebui să-i fie familiari.

Problema ar trebui să provoace cititorului întrebări precum „Ce trebuie făcut?”. Textul principal al documentului conține un răspuns detaliat la această întrebare, dar în primele 30 de secunde de citire ar trebui să se dezvolte o idee generală a opiniei tale.

În introducere, veți prezenta punctul principal, precum și cele mai importante argumente:

Exemplu. „(Repere) ArgonEx poate intra pe piața austriacă prin achiziționarea unui participant existent pe piață, deoarece (1) autorizațiile miniere sunt rareori emise către companii străine, (2) companiile miniere locale sunt vândute ieftin și (3) concurenții au suferit pierderi uriașe în situații similare încercând să acționeze singuri ".

Folosiți anteturi și formatare pentru a demonstra structura piramidei.

Pentru a ghida cititorul prin structura piramidei, demonstrați-o mai întâi. Cea mai populară metodă este rubricile care indică nivelurile și grupurile de idei. Folosiți liniuțe pentru a sublinia nivelurile piramidei, sunt adesea adăugate numere zecimale (1, 1.1, 1.1.1). Exemplu:

Numele documentului

Aici scriu o introducere și indică argumentul principal, precum și ideile principale ale secțiunilor.

1. Prima secțiune

Imaginează-ți întotdeauna orice grup de rubrici și puncte cheie.

1.1. Prima subsecțiune

Ideea acestei subsecțiuni este susținută de următoarele paragrafe numerotate.

1.1.1. Confirmă ideea primei subsecțiuni

1.1.2. Confirmă ideea primei subsecțiuni

1.2. A doua subsecțiune

2. A doua secțiune

2.1. Prima subsecțiune

2.2. A doua subsecțiune

Cititorii, de regulă, citesc fluide rubricile, de aceea nu este necesar să investești ideea principală în ele. Păstrați-le scurt, exprimând esența secțiunii. Când utilizați titluri pare prea formal, încercați să evidențiați principalele puncte, argumente etc. din text.

În mesajele foarte scurte, indentarea este cel mai potrivit mod de a transmite o structură simplă. Exemplu:

Pentru a suna luni, am nevoie de următoarele date pentru Japonia:

• Volumul vânzărilor
• cheltuieli
• Tendințele pieței

Folosiți tranziții clare între grupuri de argumente, astfel încât cititorul să nu piardă un fir

Chiar și cea mai logică structură a piramidei este inutilă dacă cititorul nu ține pasul cu ea. Trecând între secțiuni și subsecțiuni, cititorul trebuie să știe când are loc tranziția. O modalitate este de a indica principalele concluzii ale precedentei la începutul unei noi secțiuni.

Exemplu. Dacă în ultimul capitol există o generalizare „ArgonEx are prea multe stocuri”, următorul capitol despre logistică poate fi început astfel: „Pe lângă prea multe stocuri, procesele logistice ArgonEx sunt ineficiente”. Astfel, cititorul va înțelege că ați trecut la un nou sub-segment al piramidei.

Dacă capitolul este deosebit de lung și complex, completați-l cu un scurt rezumat al principalelor puncte înainte de a continua.

Dacă documentul constă din recomandări, îl puteți încheia cu o secțiune simplă și practicabilă „Acțiuni suplimentare”.

Cel mai important lucru

Structurați-vă bine gândurile înainte de a începe să scrieți.

Cum să structurați eficient ideile

• Ajută cititorul - construiește gânduri sub formă de piramidă;
• Grupați idei similare și apoi exprimați fiecare grup într-o singură propoziție;
• Justificare: trageți concluzii din lanțul de date utilizând metoda de deducere;
• Justificare: trageți concluzii dintr-un grup de puncte similare prin inducție.

Cum se fac recomandări utile

• Abordează problema din punct de vedere sistematic și vizualizează-o cu ajutorul arborilor logici;
• Structurați-vă recomandările pe baza rezultatului pe care îl puteți obține cu ele.

Cum se exprimă structura dorită în cuvinte

• Folosiți introducerea pentru a informa cititorul despre punctele cheie în primele 30 de secunde de lectură;
• Folosiți anteturi și formatare pentru a demonstra structura piramidei;
• Folosiți tranziții clare între grupuri de argumente, astfel încât cititorul să nu piardă firul.