„Cum să pui lucrurile în ordine”: rezumatul cărții lui Allen // Briefs * Nonfixing

Send

Cum să pui lucrurile în ordine, fără a-ți pierde cumpătul

Metoda „Get Things Done” (GTD) este bazată pe analizarea rezultatelor și definirea „etapelor următoare”. Ideea principală a GTD ajută la definirea clară a obiectivului și apoi la fiecare pas spre atingerea acestui obiectiv. Metoda este potrivită pentru organizarea prezentărilor la locul de muncă și pentru planificarea cumpărăturilor de Crăciun.

Fiecare sarcină ar trebui să fie mică, astfel încât să o puteți rezolva rapid, iar lipsa de timp sau motivație nu vă poate opri. Această abordare vă ajută să vă atingeți toate obiectivele în viață, vă ajută să evitați stresul.

Când organizați proiecte folosind metoda GTD, veți fi întotdeauna gata să începeți să lucrați imediat la o sarcină, indiferent de ceea ce se întâmplă în jur și unde vă aflați. GTD face pasul următor atât de ușor pentru tine, încât nu vrei să-l renunți.

În această carte veți găsi mai multe instrumente simple pe care le puteți utiliza pentru a lucra eficient și a menține o minte sobră; precum și recomandări cu privire la ce atitudine trebuie dezvoltată pentru a implementa principiile de bază ale GTD.

Creierul tău este un instrument de gândire, nu un dispozitiv de stocare

Să ai succes în munca ta înseamnă să fii un bun organizator. Acest lucru este important în special pentru lucrătorii mentali, pentru care jonglarea a zeci de sarcini și proiecte este simultan o realitate de zi cu zi. Dificultăți apar atunci când linia fină dintre viața noastră personală și cea profesională este estompată. Acest lucru se datorează faptului că creierul nostru încearcă să descopere probleme nerezolvate și ne amintește de ele în cel mai neoportun moment - chiar dacă am prefera să le abordăm mai târziu.

Pentru a păstra sub control toate informațiile complexe despre viață, mulți dintre noi ne tratăm creierul ca pe un sertar sau caiet de birou. Abuzăm creierul nostru, forțându-l să stocheze tot felul de informații. Înfundându-ne capetele cu informații despre sarcini neterminate, întâlniri viitoare și alte angajamente, ne risipim în mod imprudent capacitatea creierului de a gândi, ceea ce face dificilă concentrarea asupra muncii reale.

Pentru a lucra cât mai eficient, trebuie să ne eliberam mintea de tot ceea ce nu are legătură cu sarcina pe care o îndeplinim într-un anumit moment din timp. Utilizați 100% din capacitatea minții dvs. de a vă concentra pe sarcină.

Dacă doriți să gândiți clar, aveți nevoie de un „coș de încredere pentru colectarea materialului” dincolo de mintea voastră

Creierul nostru are o proprietate enervantă - nu ne lasă niciodată să uităm de ce trebuie să avem grijă. Suntem „bombardați” în mod constant cu informații noi, care ocupă și un loc în mintea noastră. Fiecare idee nouă, fiecare memorie și fiecare problemă pe care am uitat să o rezolvăm ne distrag de la principala afacere.

Utilizați întotdeauna așa-numitul „coș pentru colectarea materialului”: un loc în afara minții dvs. în care puteți pune orice informație sau idee străină. Veți ști exact unde să găsiți informațiile mai târziu, când veți avea timp pentru acestea. Acest lucru vă permite să vă concentrați complet pe scrierea unei scrisori, discuția cu un coleg sau cosirea gazonului.

„Coșul dvs. pentru colectarea materialului” poate fi un bloc de note, liste de pe computer / telefon sau chiar căsuțe în care puteți pune obiecte și documente. Coșul dvs. (sau coșurile) pentru colectarea materialului ar trebui să fie amplasat în apropiere - astfel încât vă va fi ușor să extrageți informații pe care altfel le-ați acumula în minte.

Scoateți coșul de gunoi - goliți toate „coșurile” externe săptămânal

Pentru ca sistemul să funcționeze fără probleme, trebuie să îl susțineți. Dezvoltați un obicei de a revizui și goli coșul o dată pe săptămână. Sistemul „coș de colectare a materialului” funcționează deoarece oferă minții o odihnă cu încrederea că nu va pierde sau nu va uita nicio informație importantă.

Dacă sistemul nu este actualizat, încetează să mai fie de încredere și creierul devine alert și încetează să mai aibă încredere în el. Imediat ce se va întâmpla acest lucru, mintea subconștientă va începe din nou să fie distrasă de probleme nerezolvate și de sarcini neterminate. Ar trebui să luați în considerare cu atenție toate sarcinile și să puneți lucrurile în ordine, ghidate de următoarele reguli:

Încercați sarcinile neimportante din listă.
Dacă puteți rezolva foarte repede problema (în două minute sau mai puțin) - faceți-o imediat.
Păstrați informații importante într-un loc sigur. Dacă este o întâlnire, un proiect sau o sarcină specifică, transferați-o pe lista corespunzătoare.
„Curățarea regulată a coșului” este singura modalitate de a asigura performanțe fiabile și de a evita stresul.

Golind „coșul”, sortați materialul pe liste

Oricât de diferit este materialul din „coșul” dvs., nu trebuie să îl clasificați și să le sortați în „cutii” sau liste separate.

Majoritatea listelor de activități nu funcționează, deoarece se transformă într-o „salată” de sarcini, gânduri și informații. Listele ar trebui să includă doar sarcini specifice, fezabile, dar scriem totul în mod nediscriminatoriu și, prin urmare, este foarte ușor să pierdem din vedere sarcinile realizabile individuale.

Cum să organizați articole în coșul dvs.?

Ștergeți tot ce este nesemnificativ, rezolvați sarcini mici și adăugați întâlniri sau termene la calendarul dvs.
Dacă aceasta este o lucrare complexă (adică necesită implementarea mai multor sarcini specifice), includeți-o în proiect cu un scop clar.
Toate celelalte sarcini ar trebui incluse în lista de acțiuni următoare.

Lista de proiecte oferă o imagine de ansamblu asupra tuturor proiectelor în curs de desfășurare.

Proiectele sunt o componentă cheie a oricărui sistem de îmbunătățire a productivității. Un proiect este un rezultat dorit care necesită acțiune în mai multe etape. Pentru a determina în ce sarcini ar trebui să conțină proiectul, imaginați-vă rezultatul pe care doriți să îl atingeți și descrieți rezultatul dorit într-o propoziție. Gândirea la rezultat ajută la formularea unor sarcini specifice care vă vor apropia de atingerea obiectivului proiectului.

Lista conține toate proiectele care ar trebui finalizate în viitorul apropiat. Acest lucru vă va ajuta să urmăriți și să controlați toate proiectele în curs, să creșteți productivitatea și să vă relaxați.

Actualizând săptămânal lista, asigurați-vă că fiecare proiect este programat pas cu pas. Toate acțiunile care alcătuiesc proiectul se încadrează în lista „Următoarele acțiuni”. Este sarcini specifice care pot atinge orice obiectiv.

Înlocuiți-vă lista de activități zilnice cu calendarul și lista de acțiuni următoare.

Listele zilnice de actualitate sunt ineficiente - ele distorsionează simțul timpului, te induc în eroare și te fac să crezi că într-adevăr ai timp să faci toate cele de mai sus într-o zi. O astfel de planificare nerealistă duce la dezamăgire, pierdere de timp și doamne pentru a eșua ceea ce faci în avans.

O metodă mult mai eficientă este lucrarea cu calendarul și listele Următoarele acțiuni. Calendarul servește doar unui singur scop: înregistrarea programărilor. Tot ceea ce are legătură cu o anumită zi sau oră - o întâlnire sau o vizită a unui medic - ar trebui înregistrat într-un calendar.

Puneți toate celelalte sarcini sau pași specifici din lista Următoarele acțiuni. Vă permite să decideți rapid ce sarcini sunt cele mai relevante și dacă aveți timp să le rezolvați.

Indiferent unde te afli, ar trebui să ai întotdeauna o listă cu „Următoarele acțiuni” cu tine. Acest lucru vă va oferi posibilitatea de a alege ce sarcină are sens de rezolvat.

Dacă aveți sarcini bine planificate și preselectate, nu vă va fi dificil să decideți care dintre ele are sens să vă confruntați.Imaginați-vă că sunteți la aeroport și zborul dvs. este întârziat cu o oră. În această situație, întrebați-vă:

Ce sarcină ar trebui să aleg acum?
Ce sarcină pot termina în timpul alocat?
Pentru ce sarcină am suficientă energie la un moment dat?
Ce sarcină are cea mai mare prioritate?

Dacă aveți prea multe sarcini planificate, este logic să le distribuiți pe mai multe liste și depozite. De exemplu, o listă poate fi stocată pe un smartphone, iar cealaltă pe un computer. După ce ați sortat sarcinile în acest fel, veți ști pe care le puteți efectua în timp ce la birou sau la o întâlnire sau în așteptarea la aeroport.

Listele de așteptare vă vor fi de ajutor atunci când lucrați cu alte persoane.

Toate proiectele actuale ar trebui să fie listate în lista de proiecte. Când utilizați lista „Următoarele acțiuni”, vă puteți asigura că lucrați în mod constant la sarcini, fiecare dintre acestea apropiindu-vă proiectele.

În cele mai multe cazuri, ar trebui să vă bazați pe alte persoane care sunt responsabile pentru părțile individuale ale fiecărui proiect. Dar acest lucru nu înseamnă că ar trebui să renunți la controlul asupra progresului oricărui proiect.

Ori de câte ori depindeți de activitatea altor persoane - așteptați un raport de la cineva pentru a continua să lucreze la prezentare - merită să păstrați o listă cu „În așteptare”. Astfel, puteți nota tot ceea ce ar trebui să vă ofere alți oameni, împreună cu termenele.

Actualizând această listă în fiecare săptămână, veți vedea cine și cum își face treaba. Veți avea o nouă sarcină specifică: să îi amintiți acestei persoane obligația.

Dacă această sarcină vă durează nu mai mult de două minute, faceți-o imediat. Dacă nu, adăugați-o la lista „Următoarele acțiuni” sau la una din listele mai specifice și, într-un mod prietenos, reamintește-i persoanei că încă aștepți raportul său.

Salvați informații pentru o anumită zi într-un calendar sau într-un cabinet de fișiere

Puteți planifica multe lucruri în avans, dar uneori trebuie să așteptați anumite informații înainte de a transforma materialele din „coșul” dvs. în sarcini sau întâlniri specifice.

Exemplu. Dacă plănuiți un târg interesant, atunci poate doriți să așteptați un pic și să vedeți participanții săi înainte de a decide dacă are sens să participi la el. Dacă aceste informații nu vă sunt disponibile în avans, este mai bine să amânați decizia.

În cazurile în care nu aveți de ales și trebuie să planificați totul în ultima clipă, următoarele strategii vor veni la îndemână:

Stabiliți-vă un memento pentru o anumită zi din calendar.
Păstrați un fișier care vă ajută să accesați informațiile potrivite la momentul potrivit.

Un fișier de card este un sistem foarte precis și logic. Este format din 43 de dosare: 31 de dosare pentru zilele lunii și 12 pentru luni ale anului. În fiecare zi, puteți verifica documente, mementouri sau materiale pe care vi le-ați „trimis”.

Pentru ca sistemul să funcționeze, trebuie să îl utilizați și să îl actualizați zilnic, iar acest lucru este cel mai dificil.

Pentru idei care pot deveni relevante în viitor, adăugați-le pe lista Once / poate.

Această listă include tot ceea ce nu se află în listele „Următoarele acțiuni” sau „Proiecte”, dar care nu ar trebui să interfereze în cap. Lista Once / Possible conține tot materialul pe care nu l-ați transformat încă în idei sau sarcini specifice. Nu subestimați beneficiile sale. Vă permite să urmăriți ideile de proiect care pot fi extrem de importante în viitor. Ideile din această listă pot fi împărțite în grupuri. De exemplu:

„Excursii pe care aș vrea să le fac”;
„Vinurile pe care aș dori să le încerc”;
„Muzica pe care mi-ar plăcea să o ascult”.

Ca și „Următorii pași”, listele „O dată / poate” vă vor ajuta să găsiți informațiile de care aveți nevoie la momentul potrivit. Listele sunt mai fiabile decât propria ta memorie.

Lista O dată / posibil ar trebui să fie revizuită și actualizată în mod regulat, dacă doriți să o utilizați eficient.

Locul de muncă organizat și revizuirea săptămânală a sistemului dvs. crește productivitatea

Toate listele de materiale ar trebui să fie accesibile de la locul de muncă. Creați o „cabină de control” - un sistem mobil funcțional pentru a avea acces la informații, oriunde v-ați afla. Este extrem de important să creezi o listă și un sistem de fișiere pe care să le poți lua cu tine oriunde ai merge: chiar dacă ești blocat la aeroport sau într-o furtună de zăpadă, poți fi în continuare productiv.

Tehnica GTD vă permite să vă simțiți calm și să controlați toate proiectele actuale: monitorizați-le progresul și asigurați-vă că acestea înaintează.

Sistemul dvs. de productivitate trebuie să rămână întotdeauna relevant și complet. Mintea ta se va relaxa și va putea să te concentrezi pe sarcină numai dacă ai încredere în sistemul tău.

Analizând săptămânal toate listele, vă veți asigura că sistemul dvs. rămâne funcțional - fiecare proiect curent este asociat cu cel puțin o „Următoare acțiune” dintr-o listă actualizată, ușor accesibilă. Veți avea o idee generală despre tot ce se întâmplă. Revizuirea ajută la a vedea „pădurea” fără a pierde din vedere „copacii”.

Perioada de timp pe care o petreceți într-o revizuire săptămânală depinde de cât timp aveți nevoie pentru a vă simți în siguranță și pentru a vă construi încredere în sistem.

Planificați-vă analiza săptămânală, cum ar fi vineri seara. Acest lucru vă va permite să vă închideți munca și să plecați în weekend cu un cap limpede și un sentiment de control.

Planificarea naturală clarifică obiectivele și etapele următoare ale proiectelor tale

Dezvoltarea proiectului este un proces destul de nefiresc și ilogic. Trebuie să gândiți și să planificați toți pașii în avans, neimaginându-vă încă un obiectiv clar. Folosiți o metodă de planificare naturală care reflectă activitățile dvs. zilnice.

Un exemplu de acțiune de zi cu zi: îți este foame și formează un obiectiv vag („trebuie să mănânc ceva”), apoi specifică-l („vreau pizza”). În acest moment, îți apar mai multe idei despre cum să realizezi acest obiectiv („Pot coace pizza, sau o pot comanda sau pot merge la un restaurant”). Orice măsuri pe care trebuie să le faci pe parcurs devin evidente de la sine.

Aplicați acest mod de gândire la proiectele dvs. reale: începeți cu cea mai specifică definiție a scopului. Nu strică niciodată să petreci timp stabilindu-ți obiective, deoarece toate acțiunile ulterioare vor depinde de acest lucru. Când obiectivul este clar, mintea ta va începe automat să facă brainstorming-uri. Deci, puteți veni cu ideile necesare pentru atingerea obiectivului. O tactică bună este să începi să faci brainstorming „din afară”; de exemplu, scrieți-vă și salvați-vă ideile pe hârtie.

După ce ați adunat toate ideile, ar trebui să le organizați și să le grupați, apoi să determinați acțiunile specifice necesare finalizării proiectului.

Planificarea naturală clarifică foarte mult activitatea din proiect și îl face interesant, rapid și intuitiv.

Cel mai important lucru

Cum să lucrezi eficient și cu un cap clar?

Creierul tău este un instrument de gândire, nu un dispozitiv de stocare. Dacă doriți să gândiți clar, aveți nevoie de un „coș de încredere pentru colectarea materialului” dincolo de mintea voastră.
Scoateți coșul de gunoi - goliți toate „coșurile” externe săptămânal.
Când sortați „coșurile”, sortați materialul în funcție de listele tematice.

Instrumente simple care compun metoda GTD

Lista „Proiecte” oferă o imagine de ansamblu asupra tuturor proiectelor în derulare.
Folosiți listele de calendar și acțiuni următoare în loc de o listă de activități zilnice.
Listele de așteptare sunt foarte utile atunci când lucrați cu alte persoane.
Salvați informații pentru o anumită zi într-un calendar sau într-un cabinet de fișiere.
Toate ideile potențial interesante ar trebui incluse în lista Once / Possible.
Un loc de muncă organizat și o revizuire săptămânală a sistemului dvs. sunt indispensabile pentru munca productivă.